Herramientas de gestión: Cómo tomar la decisión adecuada

En la era digital y con la llegada de la IA, las aplicaciones de tecnología de la información desempeñan un papel fundamental en la viabilidad y el correcto desempeño de los negocios.

Hace años que escuchamos una frase que nos hizo entender el propósito de nuestro trabajo, como consultores de tecnología y expertos en transformación digital. La persona en cuestión era el CFO de una importante compañía de servicios y nos encontrábamos en una reunión comercial donde se estaba analizando la efectividad de sus sistemas de gestión. Llegado cierto momento, tomó la palabra y enunció una frase que nos dejó atónitos a los allí presentes: “En resumen y por concluir, los sistemas que tenemos no cumplen con las necesidades actuales y, desde dirección, se ha optado por sustituirlas por un Sistema de Gestión Empresarial (ERP) alemán líder en el mercado”. Evidentemente no se había llevado a cabo ningún tipo de análisis previo, únicamente había confiado en su instinto para determinar que la inversión que iba a realizar era directamente proporcional al grado de satisfacción y al éxito que pretendía conseguir. Lamentablemente esa sensación está más extendida de lo que podríamos imaginar y no sólo en el ámbito profesional.

La elección adecuada de herramientas de gestión o satélites al ERP puede mejorar la eficiencia operativa, optimizar los procesos comerciales y brindar una ventaja competitiva. No siempre el sistema más reconocido del mercado es el que más se adecua a las necesidades de nuestro negocio o al grado de madurez de la compañía y en muchas ocasiones existen herramientas adyacentes que se integran con los sistemas de gestión de manera nativa y que nos complementan nuestras necesidades por mucho menos coste y funcionalmente mucho más aterrizadas.

Sin embargo, con tantas opciones disponibles en el mercado, seleccionar las más adecuadas puede resultar complicado, y más aún con una definición incorrecta del mapa de aplicaciones, ya que cada vez es más habitual que los diferentes procesos y áreas de negocio sean gestionados en distintas plataformas y tecnologías.

¿Existe una solución capaz de ajustarse a compañías de todo tamaño y sector de actividad? Definitivamente no. ¿Puede una única herramienta cubrir el 100% de los requisitos de cualquier empresa? Generalmente tampoco.

De ahí la necesidad en un primer paso de desarrollar un mapa de aplicaciones realista y de enfocar en la mayoría de los casos la composición de las soluciones finales a través de la integración de componentes como la solución óptima TI.

Una vez este punto esté claro, será necesario llevar a cabo un proceso de selección adecuado basado en un Análisis de las necesidades, Investigación de alternativas de mercado, escalabilidad de la solución, capacidad de integración de la misma, tecnología en la que está basada y por supuesto en la Seguridad de la información que con ella vamos a tratar.

Posteriormente y no por ello menos importante, una vez que hemos dado con la herramienta más adecuada, hay que elegir al compañero de viaje que hará posible que funcione en nuestra organización teniendo en cuenta su Solvencia como implantador y su experiencia en proyectos similares.

Por último, y como palanca clave para tomar la decisión, habrá que tener en cuenta tanto los costes de licencias (recurrentes), como los costes de Implantación de la herramienta seleccionada. Estos costes de implantación se ven afectados por varios factores, desde la propia implementación del producto estándar, pasando por las personalizaciones, evolutivos, mantenimiento y soporte necesario a futuro, así como la dedicación del personal interno. Costes que muchas veces no se tienen en cuenta, pero cualquier implantación requiere de un esfuerzo del personal interno que, sin él, la implantación será mucho más arriesgada y mucho más largo el periodo de adopción de la herramienta.

Como se ha podido apreciar, el proceso de elección de cualquier aplicación tecnológica que tenga como fin involucrar procesos de negocio no puede ser algo banal y no debería llevarse a cabo sin una fase previa de análisis y unas evaluaciones exhaustivas. Es imprescindible revisar y analizar, incluso solicitando ayuda a expertos, todos los puntos indicados anteriormente y visualizar demos de producto focalizadas al negocio si realmente no queremos errar en nuestras decisiones. Estos procesos tienen muchas derivadas para tener en cuenta y no deberíamos dejar el resultado final de en manos de la intuición ni guiarnos únicamente por cuadrantes de Gartner o similares.

El dejarse asesorar por expertos en la materia y permitir que nos acompañen en el proceso, va a permitirnos tomar una decisión mucho más acertada, pero sobre todo obtener un ahorro de costes en el medio plazo. En definitiva, lo que le sirve a mi vecino no tiene por qué ser lo óptimo para mi negocio.